Chuyên gia về năng suất công việc vạch trần sai lầm số 1 'ngay cả những người thông minh cũng mắc phải' khi tạo to do list, khiến mệt thân, kết quả lẹt đẹt

Sự lãng phí thời gian và cũng là nguồn gây căng thẳng lớn nhất tại nơi làm việc là "đuổi theo" danh sách việc cần làm hay to-do-list.

Đã bao nhiêu lần bạn thấy mình đang đuổi theo 14 nhiệm vụ khác nhau mà cứ chạy mãi trong 25 hố thỏ? Mỗi ngày, rất có thể phải không? (Nó rất giống trò chơi "đánh chuột chũi" mà chúng ta thường chơi khi còn nhỏ, nhưng phiên bản dành cho người lớn thì không vui chút nào.)

 Khi bàn về năng suất và tạo danh sách việc cần làm, sai lầm lớn nhất mà ngay cả những người thông minh cũng mắc phải là tập trung quá nhiều vào mục tiêu của họ và không cho phép bản thân tự do lùi lại một bước để điều chỉnh lại sự tập trung của mình.

Và những người cố gắng làm điều này thường bị phân tâm và cho phép suy nghĩ của họ phân tán: Tại sao điều này lại phức tạp như vậy? Tôi đã thuê đúng nhà tư vấn? Đợi đã, tôi có nên cho con mình học karate không? Tôi phải làm gì với hai nhiệm vụ lớn mới mà tôi vừa nhận được từ sếp? Tôi có viết thiếu việc gì khác trong danh sách việc cần làm của mình không? Oh, máy in của tôi hết mực! Làm thế nào với các hóa đơn bệnh viện của mẹ bây giờ?...

Vậy làm thế nào bạn có thể duy trì sự tập trung của mình? Hoặc biết chính xác việc cần làm thay vì cứ cắm đầu vào điều gì đó không đáng để bạn dành thời gian? Đó là công việc phức tạp, nhưng có một phương pháp giúp bạn trở nên hiệu quả hơn.

Tôi gọi đó là phương pháp "GTD" (Getting Things Done - Hoàn thành mọi việc) và phương pháp này đã giúp hơn hai triệu người khám phá ra sức mạnh của việc giải tỏa tâm trí, tăng cường sự tập trung và hoàn thành nhiều việc hơn một cách dễ dàng và tao nhã.

Đây là cách làm:

1. Ghi lại

Lấy một tờ giấy và một cây bút yêu thích, rồi dành vài phút để viết ra tất cả những điều thu hút sự chú ý của bạn.

Viết ra tất cả những việc "có thể làm", "nên làm", "cần làm", "có thể muốn làm" và "rất nên làm" đang đè nặng lên tâm trí nhưng bạn chưa ghi lại. Chúng có thể là email, đống giấy tờ, tập tin, ghi chú từ các cuộc họp, miếng dán và lời nhắc nằm xung quanh đang chờ được xử lý...

Bạn không cần phải giải quyết bất kỳ vấn đề nào trong số chúng ngay bây giờ, chỉ cần viết hết ra và đặt nó ở một nơi "đáng tin cậy". Có nhiều cách để bạn có thể ghi lại các mục này (ứng dụng ghi chú của điện thoại thông minh, gửi email cho chính bạn, lời nhắc bằng giọng nói…).

Dù bạn chọn công cụ nào, hãy biến chúng thành một phần trong cuộc sống và công việc hàng ngày của bạn.

2. Làm rõ

Tiếp theo là lúc xử lý từng mục. Chọn lần lượt các mục và tự hỏi: Nó có khả thi không?

Nếu câu trả lời là có, hành động tiếp theo là gì? Bạn sẽ: Thực hiện ngay (nếu có thể hoàn thành trong hai phút hoặc ít hơn), giao việc đó cho người khác hoặc trì hoãn (và ghi chú để thực hiện sau).

Nếu câu trả lời là không, bạn sẽ: Bỏ nó đi, lưu trữ nó làm tài liệu tham khảo hoặc "ủ" nó (và đưa vào danh sách "một ngày nào đó/ có thể làm" của bạn).

Bước này có thể nhàm chán và đòi hỏi nhiều nỗ lực nhận thức, đó là lý do tại sao chúng ta thường tránh nó và thà ở chế độ bận rộn còn hơn. Nhưng nếu bạn không làm rõ những điều bạn có thể kiểm soát, sẽ không có hy vọng đạt được năng suất mà không căng thẳng, và các mục của bạn sẽ chỉ nằm yên đó.

3. Tổ chức

Đây là nơi bạn sẽ lưu trữ và sắp xếp tất cả những thứ bạn muốn làm vào một thời điểm nào đó, nhưng không phải vào lúc này. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách phân loại các việc đó vào một trong các mục sau:

Danh sách các hành động một lần: Các việc về cơ bản cần một bước để hoàn thành (ví dụ: mua tã)

Danh sách các hành động kiểu dự án: Các việc yêu cầu nhiều hơn một bước để hoàn thành (ví dụ: bản thuyết trình bán hàng)

Lịch: Các việc liên quan đến thời gian, ngày tháng và địa điểm cụ thể (ví dụ: gặp Sarah lúc 8:45 sáng)

Bạn cũng có thể tạo một danh sách những thứ bạn đang mong chờ hoặc tạo tệp cho các kế hoạch dự án và tài liệu tham khảo.

4. Nhìn lại

Khi bạn dành thời gian để suy ngẫm và nhìn lại, bạn sẽ luôn cập nhật được những điều bạn muốn và biết mình cần phải làm gì sau đó.

Biến thời gian xem xét lại này thành một phần trong lịch trình hàng tuần của bạn bằng cách thường xuyên xem qua danh sách của bạn để xác định những việc cần làm tiếp theo. Hãy tự hỏi mình những câu hỏi như:

Tôi đang tiến bộ ở đâu?

Tôi cần điều chỉnh các ưu tiên của mình như nào?

Cách nào đang hoạt động hiệu quả với tôi và tôi có thể cải thiện nó như thế nào?

5. Đánh giá các tiêu chí

Có nghĩa là thực hiện các hành động thích hợp để hoàn thành công việc của bạn một cách tự tin. Lựa chọn những việc cần làm trong thời điểm hiện tại - và tin tưởng rằng lựa chọn của bạn là đúng đắn - là bước cuối cùng của phương pháp GTD.

Khi bạn xác định những điều bạn cần làm, hãy dành một chút thời gian để đánh giá các tiêu chí giới hạn trong thời điểm chính xác đó:

Bối cảnh: Hiện tại tôi đang ở đâu (ví dụ: trong ô tô, trong văn phòng, ở nhà, ở sân bay)? Những hạn chế hoặc hạn chế liên quan ở đây là gì? Tùy thuộc vào hoàn cảnh, hãy tìm các công việc tiếp theo trong danh sách của mình mà bạn thực sự có thể thực hiện ở nơi bạn đang ở và với các công cụ bạn có.

Thời gian: Những gì bạn có thể làm ngay bây giờ với khoảng thời gian bị giới hạn trước khi bạn phải làm việc khác. Chẳng hạn, nếu bạn có một cuộc họp trong 15 phút nữa, vậy thì đừng chọn những việc mà bạn cho là cần nhiều hơn 15 phút để hoàn thành để làm.

Năng lượng khả dụng: Mức năng lượng của bạn luôn dao động trong ngày, vì vậy hãy chọn một nhiệm vụ phù hợp với mức năng lượng của bạn. Ví dụ: nếu năng lượng của bạn thấp, hãy chọn các hành động dễ hoàn thành hơn, chẳng hạn như công việc hành chính hoặc việc vặt, để giúp bạn có thời gian đứng dậy và di chuyển. Đôi khi điều thông minh nhất nên làm là nghỉ ngơi và đi dạo.

Ưu tiên: Điều cấp bách nhất bạn có thể làm ngay bây giờ với thời gian và sức lực hiện có là gì?

Tác giả của bài viết là David Allen, anh sở hữu cuốn sách bán chạy nhất quốc tế, được công nhận rộng rãi là chuyên gia hàng đầu thế giới về năng suất cá nhân và tổ chức. Cuốn sách nổi tiếng nhất của anh ấy, "Getting Things Done," đã bán được hơn một triệu bản.